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Mieux gérer son temps

Et c’est reparti pour un tour ! Qui dit re-confinement dit un certain nombre d’heures coincés à la maison. Que faire de tout ce temps et comment l’utiliser au mieux ?

Nous avons tous 24 heures dans une journée. Alors pourquoi avons-nous si souvent l’impression que le temps passe trop vite, ou trop lentement, et qu’au final nous ne prenons pas le temps de faire ce qui est vraiment important ? Dans cet article, je vous invite à observer l’utilisation de votre temps afin de pouvoir mieux le prioriser, y compris dans vos temps de repos.

 

  1. Comment utilisez-vous votre temps ?
  2. Prioriser son temps
  3. Ces choses qui nous font perdre notre temps
  4. Activité et repos : un équilibre à trouver
  5. Des disciplines de vie

Comment utilisez-vous votre temps ?

Récemment, on m’a posé la question : que ferais-tu si tu avais 1 heure de plus par jour ? Ma réponse instinctive a été de penser : je prendrais davantage le temps d’appeler les gens qui me sont chers. Et puis, dans un sursaut d’honnêteté avec moi-même, je me suis dit qu’avec 1h de plus chaque jour je trouverais certainement le moyen de travailler davantage, ou faire davantage de « rien » (réseaux sociaux, films, etc.)

Lorsque l’on s’interroge sur l’utilisation du temps – et généralement l’idée est de savoir comment mieux l’utiliser, que ce soit parce qu’on n’en a pas assez, ou trop – la première étape est d’observer. Comment utilisez-vous votre temps ? Combien d’heures accordez-vous à :

  • Activités professionnelles : trajets, emploi, visites de clients, activités de réseautage, formations, etc.
  • Activités du foyer : ménage, repas, papiers administratifs, activités des enfants, etc.
  • Repos : temps de sommeil, de lecture tranquille, relaxe le week-end, ou autre.
  • Relations : le temps que vous donnez aux autres, et celui qui vous apporte aussi.
  • Sports et loisirs : ces choses qui vous font du bien au corps, à l’âme et à l’esprit.

Et puis posez-vous la question : quelles sont les activités qui m’apportent de l’énergie, et celles qui m’en prennent ? Comment vos semaines, vos mois et vos années sont-elles remplies ?

>> Dans cette première étape, établissez un planning de l’utilisation de votre temps : observez, classez vos différentes activités. Peut-être vous rendrez vous compte de la place disproportionnée que telle ou telle activité prend dans votre vie. Car finalement, qu’est ce qui compte vraiment ?

 

Prioriser son temps

Pour prioriser, il faut avoir une idée de ce qui est important pour vous. Quel serait le planning idéal de votre semaine ? Que souhaiteriez-vous ajouter, faire différemment ou supprimer de vos journées ? Pour cela, rien de mieux que prendre le temps de la réflexion sur ce que vous aimeriez atteindre (voir aussi l’article « Construire son futur : du rêve à l’action« ).

« La plupart des gens, tels les objets flottants sur les fleuves, n’avancent pas, mais se laissent porter. Il faut donc décider de ce que nous voulons et persévérer dans ce but. » Sénèque

Le président des États-Unis d’Amérique de 1953 à 1961 Dwight D. Eisenhower est connu pour avoir conceptualisé un outil tout simple de priorisation du temps, en fonction de 2 axes : l’importance et l’urgence. Ce qui est important est directement lié à nos priorités et nos responsabilités, ça a beaucoup d’intérêt. L’urgence, elle, est liée au temps : si l’activité n’est pas faite à temps, il sera trop tard et il y aura des conséquences. Regardons au schéma :

  • Urgent et non important : ce sont des choses qui peuvent être déléguées. Cela concerne le travail, mais parfois aussi d’autres activités que l’on fait par habitude, conformisme ou à la demande de quelqu’un, mais qui finalement ne sont pas de notre responsabilité.
  • Urgent et important : voilà la priorité. Ces choses doivent être faites, sans quoi il y aura des conséquences négatives, et elles ont une importance (le travail pour lequel on est payé, sa déclaration d’impôt à remplir avant la fin de la semaine, nourrir ses enfants…)
  • Non urgent et non important : cela semble logique, c’est à éliminer. Et pourtant, combien de dizaines de notifications recevons-nous chaque jour sur nos portables, et combien d’heures perdues à des distractions ? (on en parle juste après).
  • Non urgent et important : voilà une catégorie qui a tendance à passer à la trappe. Soit le temps passant cette chose devient urgente et on la fait dans la précipitation, soit on l’oublie et c’est trop tard. Cela vous arrive-t-il de réaliser que vous n’avez pas vu votre meilleur ami depuis plus d’un an, ou les vacances arrivent et vous n’avez pas prévu cette retraite de tranquillité dont vous savez pourtant avoir besoin ? Et qu’en est-il de ces projets dont vous parlez depuis des années, et qui ne sont jamais sortis de votre imagination ? Ces activités-là se planifient.

>> Dans cette deuxième étape, prenez le temps de lister les choses à faire, en les plaçant dans l’une ou l’autre des 4 cases de la matrice d’Eisenhower. L’importance étant une notion relative, c’est à vous de définir ce qui l’est.

 

Ces choses qui nous font perdre notre temps

Dans son ouvrage « Question de Temps | Un manuel de gestion du temps avec des exercices », le coach François Delivré identifie 3 (ou 4) bandes de « Diablotins du temps » qui nous empêchent d’utiliser notre temps d’une manière intentionnelle ou d’en profiter pleinement. A chacun de ces « empêcheurs d’avancer droit », un message antidote permet de les contrecarrer !

  • 3 « diablotins » nous empêchent d’être lucides : la Cigale (qui est incapable d’anticiper), la Marmotte (qui rêvasse, mais ne passe jamais à l’action), la Pendule Folle (qui sous-estime les délais). L’antidote : se fixer des objectifs concrets et atteignables, prioriser, prêter une grande attention à la réussite des petits projets pour construire la confiance en soi.
  • 3 « diablotins » nous empêchent de passer à la réalisation concrète : le Hibou (qui hésite en permanence), Sancho Pança (qui surestime les difficultés pour ne jamais se lancer), et le On (qui reste flou sur qui va faire quoi). L’antidote : se dire que mieux vaut une action imparfaite qu’un projet parfait qui restera éternellement à l’étude, vérifier que les responsabilités sont bien réparties et oser se lancer par petits pas
  • 2 « diablotins » nous empêchent de parvenir au bout de nos projets : Papillone (qui s’active, se disperse et s’épuise) et Sois sympa (qui se dévoue à outrance pour les autres et finit par ne pas atteindre ses propres objectifs). L’antidote : définir ses priorités personnelles, poser des limites, bien préparer ses tâches et s’y tenir.
  • 2 « diablotins » nous empêchent de profiter de notre temps présent ou futur : Ne t’arrête pas (qui ne profite jamais du travail finit et enchaîne aussitôt sur d’autres tâches) et 36 fois la même chose (qui ne tire aucune leçon de ses expériences pour refaire encore et encore les mêmes erreurs). L’antidote : prendre du temps pour célébrer les objectifs atteints, en faire un bilan écrit qui sera la base du prochain projet.

>> Et vous ? Avez-vous pu identifier l’un ou l’autre de ces « diablotins » qui vous ronge votre temps et votre énergie à entreprendre et mener à bien vos projets ? Bien sûr, les antidotes sont faciles à dire, un peu plus difficile à mettre en place. Mais identifier le problème est déjà un grand pas vers sa résolution !

 

Activité et repos : un équilibre à trouver

Selon le dictionnaire, le repos est l’arrêt de l’activité, notamment pour se délasser, permettre au corps et à l’esprit de se régénérer. Cela vous arrive-t-il de vous reposer ?

Vous êtes-vous des fois surpris à dire : « J’ai dormi 8h cette nuit mais je ne me sens pas reposée » ? Ou à l’inverse « Garder mes 5 neveux et nièces m’a vraiment reposée » (non, vraiment 😉).

Dans nos journées, plusieurs choses peuvent représenter une grande partie de « temps perdu », qui n’est ni de l’activité constructive, ni du repos. Scroller sur les réseaux sociaux, regarder une série ou jouer à un jeux vidéo n’apporte souvent ni repos, ni défouloir, ni vraie relation nourrissante. 1 ou 2 heures par jour de ce « rien », ni productif, ni reposant, cela représente plus de 700 heures dans l’année !

S’assurer des temps de repos de qualité participe pleinement à la nécessité d’être intentionnel dans les activités qui utilisent notre temps. Il y a en effet un équilibre à trouver entre activité et repos. Par repos, j’entends :

  • Repos quotidien – de bonnes nuits de sommeil, une sieste par-ci, par-là, des temps de rêveries où l’on peut souffler.
  • Repos hebdomadaire – des jours de tranquillité, sans se mettre de contraintes.
  • Repos annuel – des temps de vacances réguliers (plusieurs jours à la suite).

>> Qu’est-ce qui vous repose vraiment ? Quelles sont ces activités – ou absence d’activité – qui vous permettent de mettre votre cerveau sur pause, de détendre votre corps de son stress et de remplir votre réservoir émotionnel ?

J’ai accompagné en coaching un jeune homme qui – selon ses dires – passait beaucoup trop de temps devant les écrans, notamment lorsqu’il était fatigué. Et paradoxalement, les écrans ne lui apportaient aucun repos. Au lieu de lutter contre une mauvaise habitude, il a décidé de rechercher des activités qui le reposeraient, afin de simplement remplacer son temps d’écrans par des temps qui le ressourcent bien plus.

 

Des disciplines de vie

Ah, on n’aime pas ce mot. Et pourtant, la discipline est simplement le processus par lequel nous décidons de nous imposer une routine que nous choisissons, utiliser notre temps pour des activités qui ont un but.

Laissez-moi vous partager quelques-unes de mes disciplines de vie :

  • Ma to-do list du lundi. Tous les lundis matin (parfois même la veille), je prends le temps d’établir ma liste d’activités de la semaine. Je regarde mon agenda, ma liste de la semaine précédente, mes emails et mes engagements, et je planifie les tâches à accomplir. Au-delà de mon travail professionnel, j’ajoute les choses à faire pour moi (courses, ménage, etc.), et je prévois mon temps libre. Sans cette petite routine, je me retrouve en fin de semaine soit avec l’impression de n’avoir rien fait et d’avoir perdu mon temps, soit encore plus débordée !
  • Mon sport. 1 à 2 fois par semaine, je vais courir. Je m’y suis mise il y a quelques années, comme défouloir au stress, et pour être honnête, aussi pour garder la ligne. C’est contraignant : il faut avoir le bon matériel, une grosse dose de motivation (qu’il fasse chaud ou froid – il y a toujours une bonne excuse pour ne pas y aller), et du temps, que souvent je n’ai pas. Et pourtant, c’est devenu une nécessité pour mon équilibre personnel, donc je persévère !
  • Mon temps de méditation personnelle. Tous les jours (ou presque), je m’oblige à prendre un temps de réflexion, de silence, de lectures et de prière. Parfois j’en ai tellement besoin que c’est simple, parfois j’ai tant à faire, c’est un sacrifice que de mettre ce temps de côté. Et pourtant, cette demi-heure me permet de faire le point sur mon état personnel, de me décentrer, trouver du sens, et remettre les bonnes priorités avec une perspective nouvelle.

Je pourrais aussi vous parler des stratégies que j’ai mises en place pour mieux gérer les écrans ou pour mieux dormir mais je ne vais pas vous raconter toute ma vie, simplement partager quelques idées de disciplines de vie qui permettent d’utiliser son temps de manière plus intentionnelle.

>> Et vous ? Quelles disciplines allez-vous continuer, débuter ou améliorer pour mieux utiliser votre temps ?

 

« Le temps qui nous reste à vivre est plus important que toutes les années écoulées » – Léon Tolstoï

Puisse cet article vous donner des outils concrets pour que ce temps compte.

 

Notes : Crédit photo Pixabay.com | Infographie Matrice d’Eisenhower https://www.codexa.fr/bien-etre-travail/organisation-matrice-eisenhower/

 

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Ketsia Bonnaz

Ketsia Bonnaz

Coach, Formatrice, Consultante

 « Développer les potentiels » est ma passion… et mon ambition.

J’aime être catalyseur de développement, qui permet de passer de l’idée à la réalité.

Je vous accompagne à déterminer où vous êtes, où vous désirez aller, et passer de l’aspiration à l’action. Le coaching, la formation et la consultance me permettent de puiser dans des méthodologies et des outils variés afin d’aborder chaque situation avec créativité, et vous proposer des solutions adaptées et pertinentes.

 Je suis à votre écoute, en alignement avec mes valeurs d’intégrité, de respect et d’espoir.

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3 Commentaires

  1. Marie

    Excellent article, merci Ketsia !

  2. Anne HK

    ‘Je pourrais aussi vous parler des stratégies que j’ai mises en place pour mieux gérer les écrans ou pour mieux dormir’ –> si tu en parles dans un prochain article, je serai ravie de les connaître ! 🙂

  3. Ketsia

    Merci Anne pour ta confiance. Je suis encore en chemin à trouver la formule qui me convient le mieux, mais à l’occasion on pourrait en parler, ou si je suis inspirée, écrire à ce sujet, pourquoi pas ? Merci pour l’idée

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